Tapahtumajärjestäjän on otettava hyvissä ajoin selvää, millaisia lupia tai ilmoituksia tapahtuma vaatii. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien hakeminen ja ilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa.
Valmistaudu tapahtumasi lupaprosessiin hyvissä ajoin. Lupien valmistelu ja suunnittelu vie aikaa ja myös käsittelyyn on jätettävä riittävästi aikaa. Olemme koonneet alle yleisimmät luvat ja suositellut ajat niiden toimittamiseksi viranomaisille. Aloita lupien työstäminen vähintään kuukausi ennen kuin sinun tulee jättää ne käsiteltäväksi, näin vältät kiireen ja lupaprosessista on sinulle hyötyä.
Yleisimmät luvat ja ilmoitukset
Ilmoitus yleisötilaisuudesta
Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Lain mukaan tapahtumajärjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, mutta käytännössä ilmoitus kannattaa tehdä kuukausi ennen tapahtumaa, varsinkin ruuhkahuippujen ja lomakausien aikaan.
Ilmoitus yleisötilaisuudesta -lomake
Lisätiedot yleisötapahtuman ilmoittamisesta
Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet.
Turvallisuussuunnitelma & pelastussuunnitelma
Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä turvallisuussuunnitelma, joka toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä.
Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan, jossa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä tai johon liittyy tiettyjä riskejä. Pelastussuunnitelma on tarkistettava pelastuslaitoksen riskienhallintapäällikön Mika Neitolan kanssa viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista.
Pelastussuunnitelma-malli ja ohje pelastussuunnitelman laatimiseen
Lapin pelastuslaitoksen yhteystiedot:
Riskienhallintapäällikkö
Mika Neitola
Kelukoskentie 11
99600 Sodankylä
puh. 0201 311 297 /
040 508 9562
Musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa
Musiikinkäyttölupa on haettava etukäteen jokaiseen tapahtumaan, jossa soitetaan livenä tai tallenteelta (ml. karaoke) tekijänoikeudella suojattua musiikkia. Tammikuusta 2015 lähtien tapahtumajärjestäjä on voinut hakea Teoston ja Gramexin yhteistä musiikinkäyttölupaa eli tapahtumalupaa. Lupa on haettava ja saatava ennen ensimmäistä sillä järjestettävää tapahtumaa. Tapahtumalupa tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin ja myös yritysten henkilökunnalleen tai asiakkailleen järjestämiin tapahtumiin. Tarkista, onko tapahtumajärjestäjällä voimassa oleva TEOSTO ja GRAMEX lupa.
Meluilmoitus
Erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tapahtumista, kuten klo 20 jälkeen jatkuvista ulkoilmakonserteista, festivaaleista ja muista ulkotapahtumista sekä moottoriurheilukilpailuista on tehtävä meluilmoitus Sodankylän kunnan ympäristösihteerille (Sodankylän kunnan tekninen toimi). Ole yhteydessä Sodankylän kunnan ympäristösihteeriin vaaditaanko melulupa tilaisuuteen. Melulupa tulee toimittaa ympäristösihteerille 30 vrk ennen tilaisuutta.
Meluilmoitus:
http://www.ymparisto.fi/download/noname/%7BD4A2016A-3D78-4534-993A-E2704EFBD968%7D/37089
Ohjeet:
http://www.ymparisto.fi/download/noname/%7B6DAB76B3-9EEF-4A18-BE6B-6B8275E808B7%7D/37091
Maankäyttölupa
Tapahtuman järjestäminen ulkotiloissa vaatii aina maanomistajan antaman maankäyttöluvan. Sodankylän kunnan omistamien yleisten alueiden kuten torien ja puistojen maankäyttöluvat haetaan Sodankylän kunnan tekniseltä toimelta vapaamuotoisella hakemuksella. Lupa on haettava vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Lähetä vapaamuotoinen hakemus Sodankylän kunnan kirjaamoon ja teknisen toimiston neuvontaan:
kirjaamo(at)sodankyla.fi, eija.nieminen(at)sodankyla.fi
Tiensulkemislupa
Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköintialueen tai muun yleisen alueen sulkemista osittain tai kokonaan ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle tiensulkemislupa. Tiensulkemislupa haetaan kunnan tekniseltä toimelta, jos se koskee kunnan hallinnoimia teitä. Lupa on haettava vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa vapaamuotoisella hakemuksella. Päätös tien sulkemisesta on toimitettava poliisille. Pääväylien sulkemiseen (esim. 4-tie, 5-tie) on haettava lausunto Lapin ELY-keskuksesta. Hakemus tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, mittavia tapahtumia järjestettäessä puoli vuotta aikaisemmin.
Lähetä vapaamuotoinen hakemus Sodankylän kunnan kirjaamoon ja teknisen toimiston neuvontaan:
kirjaamo@sodankyla.fi, eija.nieminen@sodankyla.fi
Tapahtuman liikennejärjestelyt (ELY)
Elintarvikkeiden myynti/jätehuolto
Pienimuotoinen
toiminta, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäinen
elintarvikkeiden myynti tai tarjoilu, on vapautettu kokonaan
ilmoitusvelvollisuudesta. Toiminta voi olla satunnaista tai määrältään
vähäistä elintarvikkeiden käsittelyä. Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta tehdään kun odotettavissa oleva yleisö/osallistujamäärä on yli 300 hlöä riippumatta siitä onko tilaisuudessa elintarvikkeiden tarjoilua vai ei. Tällöin tarkasteltavaksi tulevat mm. wc-mitoitukset, tupakointialueet jne. asiat. Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta tehdään Sodankylän kunnassa ympäristöterveydenhuoltopäällikölle 30 vrk ennen tapahtumaa.
Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta -lomake
Liikkuvan elintarvikehuoneiston käyttöönotosta tehdään kertaluonteinen ilmoitus sen kunnan viranomaiselle, jonka alueella toiminta aloitetaan. Ilmoitus on tehtävä kirjallisesti neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai oleellisen muutoksen tekemistä jo toiminnassa olevaan elintarvikehuoneistoon. Tämän jälkeen toiminnasta tiedotetaan vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista niiden kuntien viranomaisille, joiden alueella toimintaa harjoitetaan. Sodankylän kunnassa ilmoitus tehdään Sodankylän kunnan ympäristöterveydenhuoltopäällikölle tällä kaavakkeella:
http://www.tunturilapinyth.fi/media/lomakkeet/elintarvikevalvonta/tiedottaminen_liikkuvasta_elintarvikehuoneistosta_tunturi.pdf
Yhteystiedot:
Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuolto
Outi Romakkaniemi
Jäämerentie 1
99600 Sodankylä
puh: 040 195 1277
outi.romakkaniemi@sodankyla.fi
www.tunturilapinyth.fi
Muita tärkeitä linkkejä:
Eviran ulkomyyntiohje
Lisätietoja elintarvikehuoneistoista (ruokavirasto.fi)
Suurten yleisötilaisuuksien hygieeniset järjestelyt ja jätehuolto (valvira.fi)
Anniskelulupa
Uudessa alkoholilaissa ei ole säännöstä tilapäisestä anniskeluluvasta tilaisuuksissa ja tapahtumissa.
"Tapahtumia kuten festivaaleja
varten voidaan hakea määräaikaista anniskelulupaa. Tilaisuuksissa
voidaan anniskella myös ilmoituksella, mutta se edellyttää, että alue on
hyväksytty etukäteen anniskelualueeksi alueen omistajan tai haltijan
toimesta.
Tapahtuma-, kokous- ja juhlatila ja vastaava alue voidaan tilan tai
alueen omistajan tai haltijan hakemuksesta hyväksyä anniskelualueeksi.
Tällaisella hyväksytyllä anniskelualueella voi anniskelutoimintaa
harjoittaa sellainen toimija, jolla on aikaisemmin myönnetty
anniskelulupa."
"Anniskelulupa voidaan myöntää hakijalle, jolla ei ole anniskelupaikkaa,
jos anniskelua on tarkoitus harjoittaa ilmoituksella hyväksytyllä
anniskelualueella järjestettävissä tilaisuuksissa tai anniskeltaessa
matkailupalvelujen yhteydessä suljetuille retkelle osallistuville
seurueille." (Lähde:www.avi.fi)
Anniskelulupaa haetaan paikallisesta aluehallintovirastosta (Avi), joka Sodankylän kunnassa on Lapin Aluehallintovirasto. keskimääräinen käsittelyaika on yksi kuukausi.
Anniskelulupaan liittyvät lomakkeet
Lisätiedot anniskelusta tilaisuuksissa ja tapahtumissa
Alkoholijuomien anniskelu -ohje (Valvira)
Anniskelupassi (Valvira)
Muita mahdollisia lupia:
Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä poliisille.
Tavara-arpajaisluvat poliisilta
Tupakkatuotteiden vähittäismyynti
Lisäksi on olemassa joukko lupia, joita vaaditaan erikoisempiin tapahtumiin. Tällaisia ovat mm. moottoriajoneuvokilpailut, ja benji-hypyt.
Päivitetty 23.11.2015. Ota yhteyttä ylläpitäjään. (linkki palautelomakkeeseen tulossa)
