Yleisiä ohjeita tapahtuman järjestäjälle

Anastasia Koivuharju_Pilkkiminen.jpgTapahtuman järjestämisessä on huomioitava monta
osa-aluetta

Tapahtumia on monenlaisia. On pieniä tapahtumia, suuria tapahtumia ja kaikkea siltä väliltä. Kokoontumislaki määrittelee tapahtumaksi yleisölle avoimen huvitilaisuuden, kuten festivaalin, näytöksen tai kilpailun. Kokoontumislakiin perustuvat esimerkiksi poliisille tehtävät tapahtumailmoitukset.

Tapahtuman sisältö

Tapahtuman ideointiin on hyvä sijoittaa aikaa ja resursseja, sillä siten tapahtumalle saadaan sisältöä, jota ei välttämättä aluksi ollut suunnitteilla. Tapahtumaa ideoidessa on hyvä ajatella myös tapahtuman toteuttamisen aikataulua ja tapahtumajärjestäjän resursseja. Vastuualueet on syytä jakaa hyvissä ajoin ja tarvittava erityisosaaminen kannattaa ostaa palveluna ammattilaisilta.

Aikataulutus

Tapahtuman järjestämisessä aikataulutus on tärkeää, sillä esimerkiksi lupa-asiat pitää hoitaa ajoissa, jotta tapahtuma voidaan järjestää. Myös tapahtumapaikan varaaminen, esiintyjien ja rakenteiden tilaaminen sekä mahdollinen työntekijöiden palkkaaminen pitää hoitaa ajoissa. Tapahtuman ajankohtaa on hyvä suunnitella; on esimerkiksi selvitettävä, onko alueella samaan aikaan muita samantyylisiä tapahtumia ja jos on, olisiko kannattavaa siirtää oma tapahtuma toiseen ajankohtaan vai voiko muista tapahtumista saada synergiaetua.

Tapahtumaorganisaatio

Hyvää tapahtumaa ei kukaan tee yksin. Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Tapahtumalle on nimettävä vastuuhenkilö, joka kantaa vastuun tapahtumaprojektin etenemisestä. Tapahtumatyöryhmän ja henkilöstön lisäksi tapahtumalle voidaan hankkia yhteistyökumppaneita, jotka osallistuvat joko tapahtuman osa-alueen tekemiseen tai mahdollisuuksien mukaan tapahtuman kustannuksiin. Yhteistyö- kumppanit on hyvä saada näkyville tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa esimerkiksi logojen liittämisellä mainoksiin ja tapahtuman nettisivuille.

Tapahtuman talous

Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja on mahdollisuus saada. Menoja syntyy niin tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, rakenteista, esiintyjistä, mainostamisesta jne. On hyvä varautua ennalta arvaamattomiin menoihin. 

Perinteisiä tulomuotoja ovat muun muassa pääsylippu- ja sponsoritulot. Tapahtumalle on mahdollisuus hakea myös ulkopuolista rahoitusta. Yhteistyökumppanien mahdollisuudet rahoittaa tapahtumaa kannattaa selvittää etukäteen. Tapahtumille voidaan hakea myös julkista rahoitusta kunnalta, valtiolta, säätiöiltä ja EU:lta. Tuloja voidaan kerryttää esimerkiksi vuokraamalla tapahtuma-alueelta myyntipisteitä.

Tapahtuman viestintä ja markkinointi

Tapahtumaa markkinoidaan ja siitä tiedotetaan. Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tapahtumasta tiedottaminen on ns. virallisen tiedon välittämistä tapahtumasta. Tapahtumaa on markkinoitava kuin mitä tahansa tuotetta. Tapahtuma tehdään yleisölle ja osallistujille. Tavoitellun yleisön osallistuminen tapahtumaan on kriittistä tapahtuman onnistumisen kannalta. Jotta haluttu kohderyhmä tavoitetaan, on tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi osattava kohdistaa oikein. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen.

Tiedotus- ja markkinointikeinoja:

• Lehdistötiedotteet (lyhyt kuvaus tapahtumasta ja yhteystiedot)
• Sosiaalinen media
• Mainokset lehdissä, radiossa, tv:ssä
• Banderollit kaupungilla
• Tapahtumakalenterit netissä
• Julisteet kaupungin ilmoitustauluilla
• Kutsujen lähettäminen

Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat tapahtuman luonne, tapahtuma-aika, tapahtuman kohderyhmä, sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys sekä vuokrakustannukset. Jos haluat järjestää tapahtumasi ulkotiloissa, esimerkiksi puistossa, paikan valintaan vaikuttaa myös se, onko sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria saatavilla. 
Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, onko varaus selvä vai tarvitaanko sitä varten esimerkiksi erillinen hakemus. Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on hyvä alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta on siis piirrettävä kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava, ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttaan on merkittävä niin tapahtuman rakenteet, toimipaikat, poistumistiet, alkusammutuskaluston sijainti kuin ensiapupistekin.
Tapahtumajärjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtuman siisteydestä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on mietittävä, miten tapahtumasta saisi mahdollisimman ympäristöystävällisen. Sodankylässä ympäristöturvallisuudesta vastaa Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuolto.

Tapahtuman turvallisuus

Erilaiset lait ja säädökset säätelevät tapahtumien turvallisuutta; esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.
 
Turvallisuus on mahdollisten onnettomuuksien tai muiden haitallisten tapahtumien ennakointia. Tätä ennakointia voidaan kutsua myös riskienhallinnaksi. Riskienhallintaa toteutetaan kartoittamalla, millaiset riskit voivat uhata tapahtumaa, tapahtumassa kävijöitä, tapahtuman työntekijöitä tai sen rakenteita.
Tapahtuman koon määrittely ei ole yksiselitteistä, myöskään laissa ei ole määrätty, minkä kokoista tapahtumaa voidaan pitää suurena. Pelastuslakiin liittyvän asetuksen mukaan yli 200 osallistujan suuruisesta tapahtumasta pitää tehdä pelastussuunnitelma. Tätä on hyvä pitää ohjenuorana. 
 

Turvallisuussuunnitelma

Poliisille on laadittava turvallisuussuunnitelma tapahtuman turvallisuudesta. Pelastuslaitokselle on toimitettava pelastussuunnitelma, joka kannattaa toimittaa myös poliisille. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kunhan siinä on huomioitu kaikki vaadittavat asiat. Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on heidän turvallisuus- ja pelastussuunnitelmansa sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnan (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaisi ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta.
Turvallisuussuunnitelma sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista ja järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Turvallisuussuunnitelma toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä.

Pelastussuunnitelma

Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle joka hyväksyy suunnitelman. Hyväksytty suunnitelma lisätään yleisötilaisuusilmoituksen liitteeksi. Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista sekä yhteyshenkilöistä. Suurissa tapahtumissa on hyvä olla erillinen turvallisuuspäällikkö. Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta joka ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma. 
 
Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettamat järjestyksenvalvojat. Perussääntö on, että järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Järjestyksenvalvojilla tulee olla voimassa oleva jv-kortti. Voit myös hakea lupaa tilapäisille järjestyksen valvojille. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrälle minimirajoitteen tapahtumakohtaisesti, ja voi tarvittaessa tilaisuuden aikanakin vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää, jos tapahtuman luonne tai ajankohta niin vaatii. Tapahtuman kävijämäärää on seurattava, jotta tilan suurin sallittu henkilömäärä ei ylity. Tapahtuma-alueelta on löydyttävä ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman koosta, yleisömäärästä sekä tapahtuman luonteesta ja riskien tasosta.

Tapahtumaluvat

Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja tapahtuman koosta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien hakeminen ja ilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja poliisilla on oikeus katkaista tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa. Tapahtuman järjestäjän on otettava hyvissä ajoin selvää, millaisia lupia tai ilmoituksia tapahtumalle on haettava.
 
Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikkakunnan poliisilaitokselle. Ilmoitus tulee jättää vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusohjeissa ilmoituksen jättämisen määräajaksi on merkitty kokoontumislain mukainen viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta tämä aika ei ole riittävä sillä on otettava lupapalveluissa ajoittaiset ruuhkat sekä Lapin alueella isojen tapahtumien ilmoitusten käsittely voi olla jopa Oulussa. On siis suositeltavaa, että ilmoitus toimitetaan mahdollisimman varhain. Suurtapahtumien kohdalla kannattaa ensimmäinen yhteydenotto poliisiin tehdä jo jopa vuosi ennen tapahtumaa. Tällöin on riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita.

Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisä- että ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatteri- ja oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia aina Poliisin lupayksiköstä.
 
Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköinti tai muun yleisen alueen osittaista tai kokonaan sulkemista ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle katulupa joko kunnasta tai ELY-keskukselta. Katulupaa on haettava vähintään 30 vuorokautta, mieluummin aiemmin, ennen liikennejärjestelyjen toteuttamista. Katulupahakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä, ja hänen velvollisuutenaan on tarvittaessa järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit.

Äänentoistoa voi käyttää klo 07–20 välillä järjestettävissä tapahtumissa ilman meluilmoituksen tekemistä edellyttäen, että äänenvoimakkuus pidetään kohtuullisella tasolla. Jos tapahtuman melun on syytä olettaa olevan häiriötä aiheuttavaa, on siitä tehtävä meluilmoitus ympäristöterveydenhuoltoon vähintään 30 vrk ennen tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi klo 20 jälkeen päättyvät ulkoilmakonsertit, festivaalit, kaupunkitapahtumat ja moottoriurheilukilpailut, joissa käytetään äänentoistoa. Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen.
Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua, on tehtävä ilmoitus Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuoltoon eli alueen elintarvikevalvontaan. Tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että tapahtumaan osallistuvan elintarviketoimijan liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai siitä on tehty toiminnan aloittamisilmoitus toimijan kotikunnan elintarvikevalvontaan. Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistua, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan tapahtumapaikkakunnan elintarvikeviranomaisille. Tiedotus on tehtävä vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. Pienempien toimijoiden, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei tiedottamista vaadita.
 
Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teoston (tekijäkorvaukset) että Gramexin (esittäjä- korvaukset) korvausten maksamista. Musiikin ja äänitteiden julkinen esittäminen edellyttää aina hyvissä ajoin haettua lupaa. Luvan voi hakea sekä sähköisesti että puhelimitse, joko yhtä tilaisuutta varten tai toistaiseksi.
Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää sellaisen tilaisuuden ajaksi, jonka kesto on selvästi etukäteen määritelty. Tilapäinen lupa myönnetään enintään yhden kuukauden ajaksi. Anniskeluluvat myöntää aluehallintoviranomainen, Sodankylässä Lapin aluehallintovirasto. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa noin 2 kuukautta. Tilapäisiä lupia myönnettäessä kiinnitetään erityistä huomiota tilaisuuden luonteeseen ja laajuuteen sekä anniskelujärjestelyihin ja hakijan edellytyksiin hoitaa anniskelun valvonta ja järjestyksenpito tilaisuudessa.
 
Lisätietoa tapahtuman lupa-asioista tästä linkistä: Tapahtuman luvat.

Ilmoitus kuluttajapalvelun tarjoamisesta

Suuri yleisötilaisuus on kuluttajaturvallisuuslain mukainen kuluttajapalvelu. Tilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava yleisötilaisuudesta ja laadittava turvallisuusasiakirja. Kuluttajaturvallisuuslain mukaan eräitä kuluttajapalveluja tarjoavien toiminnanharjoittajien tulee ennen palvelun tarjoamisen aloittamista tehdä toiminnastaan ilmoitus paikkakunnan valvontaviranomaiselle. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös tapahtumia, jotka sisältävät merkittävän riskin, josta toteutuessaan voi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle palveluun osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi. Valvontaviranomainen Sodankylässä on Tunturi-Lapin ympäristöterveydenhuolto, jolle tehdään ilmoitus suuresta yleisötapahtumasta.

Tapahtuman aikajana

12 kk ennen tapahtumaa

• Tapahtuman suunnittelu käynnistyy
• Tapahtumapaikan varaaminen
• Avustusmahdollisuuksien selvittäminen ja tukien hakeminen

8 kk ennen tapahtumaa

• Yhteistyökumppaneiden, sponsoreiden ja tapahtumatukien haku
• Ohjelman suunnittelu
• Tapahtuman markkinoinnin ja viestinnän suunnittelu

6 kk ennen tapahtumaa

• Ensimmäinen viranomaistapaaminen
• Budjetin tarkistus
• Esiintyjien varaaminen
• Rakenteiden varaaminen
• Työtekijöiden palkkaaminen
• Tapahtuma-alueen suunnittelu, karttojen teko

3 kk ennen tapahtumaa

• Lupien haku
• Tapahtuman markkinointi käynnistyy

1 kk ennen tapahtumaa

• Lupien haku ja ilmoitusten teko jatkuu

1 vko ennen tapahtumaa

•Viimeiset tarkistukset
•Tapahtuma-alueen rakennus ja tarpeiston hankinta
•Henkilökunnan ja vapaaehtoisten perehdyttäminen ja info
 

Tapahtuman jälkeen

• Palautteen keruu
• Arviointipalaverin pito
 

Muuta huomitavaa

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta. Sisätiloissa sähkön saaminen onnistuu helpommin kuin ulkotiloissa. Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Sähkön lisäksi myös veden saatavuudesta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta.
Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, kuten lava, telttoja ja wc-tiloja. Useimmiten tapahtuman toimijoita varten hankitaan myös katoksia tai telttoja, tai toimijat tuovat rakenteet itse mukanaan. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt, kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan vuokraaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien, ja tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen. Tapahtumaa rakennettaessa on huolehdittava, että pelastusteille ja poistumisteille jää riittävästi tilaa.
Tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta alueesta aidoilla. Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa. Aluetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisteiden reiteille. Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista.
Yleisöä varten on tapahtumapaikalle hankittava wc-tiloja käsienpesupisteineen. Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Wc-tilat on sijoiteltava eri puolille tapahtuma-aluetta ja alueelle on laitettava opasteita niiden sijainnista. Käsienpesupaikalla on oltava kertakäyttöpyyhkeitä ja jäteastiat käytetyille pyyhkeille. Jos pesumahdollisuuksia ei pystytä järjestämään esimerkiksi vedensaannin takia, voidaan korvaavana keinona käyttää desinfioivia nestepulloja tai kosteuspyyhkeitä.
 
Tapahtuma ei synny ilman tapahtuman työntekijöitä. Henkilökunta muodostuu niin palkatusta henkilökunnasta kuin mahdollisesta vapaaehtoisesta talkooväestä. Talkooväkeä voi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä tai tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla. Työntekijöille ja talkoolaisille on tiedotettava työnkuvasta ja työvuoroista etukäteen sekä heille on hyvä pitää lyhyt koulutus tai infotuokio tulevista tehtävistä.
Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet roskien keräämiselle tapahtumapaikka itsessään tarjoaa. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, ettei niitä vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille.
Tapahtumajärjestäjän on varauduttava tapahtuman ensiavun järjestämiseen. Järjestäjä vastaa myös ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso riippuu tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä.
Esteettömyys mahdollistaa ihmisten tasavertaisen osallistumisen tapahtumaan. Esteettömyydestä huolehtiessaan tapahtuman järjestäjä takaa tapahtuman olevan esteetön sekä liikkumis- ja osallistumismahdollisuuksiltaan, mutta myös näkemis- ja kuulemisympäristöltään.​

Vakuutukset

On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaa yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaan tarvitaan.
 
Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki maksamaan jokaisesta työntekijästä tapaturmavakuutusta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta asianosaisten kanssa on sovittava tulevatko he töihin omalla vastuulla vai sillä ehdolla, että tapahtumajärjestäjä maksaa tapaturmavakuutuksen.
Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolista kohdanneesta henkilö- tai esinevahingosta

Oheisohjelma

Tapahtuman sisällä on usein muutakin ohjelmaa kuin tapahtuman pääohjelma. Tapahtumaan voidaan sijoittaa myynti-, esittely- tai toimintapisteitä tapahtuman luonteen mukaan. Tapahtuman oheisohjelma tarjoaa yleisölle tekemistä silloin, kun pääohjelmistossa on tauko, mm. ruokailumahdollisuudet saavat yleisön viihtymään tapahtuma-alueella pidempään. Oheisohjelman järjestäminen voi olla tapahtumajärjestäjälle myös ansaintakeino. Esimerkiksi myyntipisteitä voidaan vuokrata sovittuun hintaan.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman päätyttyä ei tapahtumajärjestäjän työ ole ohi. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta sekä tapahtuman rakenteiden purkamisesta ja muun lainatun välineistön palauttamisesta.
Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella.
Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyö- kumppaneita on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia nettisivujen kautta.
Sodankylän matkailuneuvonnassa autamme teitä tapahtumajärjestämisessä askel askeleelta.
Onnea tapahtuman järjestämiseen!
 
(tekstiä osittain lainattu: Tampereen tapahtumatoimisto, Tapahtumajärjestäjän opas)

​​

Päivitetty 22.11.2015. Ota yhteyttä ylläpitäjään (linkki palautelomakkeeseen tulossa)

Päivitetty: 17.12.2015 17:21

 Ajankohtaista

No content found

Tiedostot

No content found

Linkit

No content found