Omien potilasasiakirjojen tarkastusoikeus

Asiakas-/potilastiedot ovat salassa pidettäviä, mutta asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakirjamerkinnät. Asiakirjamerkintöjen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eivätkä lähiomaiset voi käyttää tarkastusoikeutta asiakkaan/potilaan puolesta.

Poikkeuksena ovat alaikäisen lapsen asiakirjat, mikäli alaikäisen huoltaja tai muu laillinen edustaja tarvitsee palvelu-/hoitopäätöksen tueksi tarpeellisia tietoja asiakirjoista. Tarkastusoikeus on yksinomaan alaikäisellä lapsella, mikäli hän on kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalle.

Palvelu-/hoitojakson aikana asasiakirjoja koskeva tarkastuspyyntö esitettään sosiaalityön johtajalle/vanhustyönjohtajalle/johtavalle lääkärille. Asiakirjojen tarkastusoikeus toteutetaan heidän  luvallaan. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilö tulkitsee tarvittaessa asiakirjamerkinnät asiakkaalle/potilaalle ymmärrettävään muotoon.

Palvelu-/hoitojakson päätyttyä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi täytetään kirjallinen tarkastuspyyntölomake (ladattavissa sivun oikeasta reunasta), joka lähetetään omakätisesti allekirjoitettuna terveyskeskukseen tai sosiaalipalveluihin.  Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Tarkastuspyyntölomakkeeseen tarkennetaan, mitä tietoja tarkastuspyyntö koskee ja miten tarkastusoikeus halutaan toteuttaa. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa joko henkilökohtaisena käyntinä tai pyytämällä asiakirjoista jäljennökset.

Asiakkaalle/potilaalle varataan tilaisuus tutustua tietoihin sosiaali-/terveydenhuollon ammattihenkilön läsnä ollessa tai annetaan jäljennökset asiakirjoista. Tarkastusoikeutta ei voi käyttää sivullinen, joten on varauduttava todistamaan henkilöllisyys. Tarkastusoikeuden käyttäminen samoihin tietoihin on maksutonta, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli yhden vuoden.

Tarkastuspyyntö voidaan evätä, mikäli tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle tai palvelulle/hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille tai on vastoin lapsen etua. Kielteisestä päätöksestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa on kerrottu kieltäytymisen syy. Tarkastusoikeuden eväämisen veroisena pidetään sitä, että asiakas/potilas ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä saanut tietoja tai kirjallista vastausta. Asiakas/potilas voi saattaa kielteisen päätöksen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Mikäli rekisterinpitäjä epää tarkastusoikeuden, asiasta tulee rekisterinpitäjän antaa henkilötietolain 28 §:n mukaisesti  kirjallinen kieltäytymistodistus. Kieltäytymistodistuksessa on mainittava myös kieltäytymisen syy. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta.

Rekisteröity voi saattaa kieltäytymisen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot: Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki 

Puh. 029 56 66700 

Fax. 029 56 66735 

Internet: www.tietosuoja.fi

Asiakirjoihin tallennettujen tietojen käyttötarkoitus on asiakkaan/potilaan tutkimuksen ja palvelun/hoidon järjestäminen. Asianmukaisesti laaditut asiakirjat ovat tärkeitä palvelu-/hoitotilanteissa, asiakkaan/potilaan tiedonsaantioikeuden ja asiakkaan/potilaan sekä henkilökunnan oikeusturvan toteuttamisessa. Asiakirjamerkintöjä tekevät ovat velvollisia huolehtimaan, että merkinnät ovat virheettömiä ja palvelun/hoidon kannalta välttämättömiä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia oma-aloitteisesti korjaamaan, poistamaan, täydentämään tai oikaisemaan asiakirjoissa olevat virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Asiakkaalla/potilaalla on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen asiakirjoihin tallennetun tiedon korjaamista, poistamista tai täydentämistä. Huoltaja voi esittää korjausvaatimuksen lapsen puolesta.

Asiakkaan/potilaan vaatiessa asiakirjamerkintöjen korjaamista on sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikössä arvioitava, ovatko tiedot palvelun/hoidon kannalta tarpeellisia, ja onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja palvelun/hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka asiakas/potilas itse olisikin niistä eri mieltä.

Asiakas/potilas täyttää kirjallisen tietojen korjausvaatimuksen (lomake ladattavissa sivun oikeassa reunassa), jossa yksilöidään vaaditaanko tarpeettomien tietojen poistamista, oikaisemista vai täydentämistä asiakkaan/potilaan näkemyksellä. Mikäli vaaditaan tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä on sanantarkasti kuvattava korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti. Asiakkaan/potilaan on esitettävä perustelut vaatimilleen muutoksille, poistoille tai korjauksille.

Palvelun/hoidon kannalta tarpeeton tai virheellinen tieto poistetaan asiakirjoista ja puutteelliset tiedot täydennetään. Sähköisessä tietojärjestelmässä asiakirjamerkintöjen korjauksista tai poistoista syntyy taustatiedosto. Taustatiedosto ei ole käytettävissä normaalissa tilanteessa, mutta alkuperäinen teksti on etsittävissä käyttöön laillisessa käyttötarkoituksessa kuten hoitovirheasiassa tai sosiaali-/terveydenhuollon valvontaviranomaisen varten.

Ellei asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, on hänelle annettava asiasta kirjallinen vastaus. Vastauksessa on esitettävä ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty. Asiakas/potilas voi halutessaan saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tarkastusoikeus on yleensä maksuton. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvausta, mikäli edellisestä tarkastuskerrasta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Korvauksen tulee vastata enintään tiedon antamisesta aiheutuvia välittömiä kuluja.