Asiakas-/potilastiedot ovat salassa
pidettäviä, mutta asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään
koskevat asiakirjamerkinnät. Asiakirjamerkintöjen tarkastusoikeus on
henkilökohtainen, eivätkä lähiomaiset voi käyttää tarkastusoikeutta
asiakkaan/potilaan puolesta.
Poikkeuksena ovat
alaikäisen lapsen asiakirjat, mikäli alaikäisen huoltaja tai muu
laillinen edustaja tarvitsee palvelu-/hoitopäätöksen tueksi tarpeellisia
tietoja asiakirjoista. Tarkastusoikeus on yksinomaan alaikäisellä
lapsella, mikäli hän on kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen tai
muulle lailliselle edustajalle.
Tarkastusoikeuden toteuttaminen
Palvelu-/hoitojakson
aikana asasiakirjoja koskeva tarkastuspyyntö esitettään sosiaalityön
johtajalle/vanhustyönjohtajalle/johtavalle lääkärille. Asiakirjojen
tarkastusoikeus toteutetaan heidän luvallaan. Sosiaali- ja
terveydenhuollon ammattihenkilö tulkitsee tarvittaessa
asiakirjamerkinnät asiakkaalle/potilaalle ymmärrettävään muotoon.
Palvelu-/hoitojakson
päätyttyä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi täytetään kirjallinen
tarkastuspyyntölomake (ladattavissa sivun oikeasta reunasta), joka
lähetetään omakätisesti allekirjoitettuna terveyskeskukseen tai
sosiaalipalveluihin. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse.
Tarkastuspyyntölomakkeeseen tarkennetaan, mitä tietoja tarkastuspyyntö
koskee ja miten tarkastusoikeus halutaan toteuttaa. Tarkastusoikeus
voidaan toteuttaa joko henkilökohtaisena käyntinä tai pyytämällä
asiakirjoista jäljennökset.
Asiakkaalle/potilaalle
varataan tilaisuus tutustua tietoihin sosiaali-/terveydenhuollon
ammattihenkilön läsnä ollessa tai annetaan jäljennökset asiakirjoista.
Tarkastusoikeutta ei voi käyttää sivullinen, joten on varauduttava
todistamaan henkilöllisyys. Tarkastusoikeuden käyttäminen samoihin
tietoihin on maksutonta, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli
yhden vuoden.
Tarkastuspyynnön evääminen
Tarkastuspyyntö
voidaan evätä, mikäli tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa
vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle tai palvelulle/hoidolle taikka
jonkun muun oikeuksille tai on vastoin lapsen etua. Kielteisestä
päätöksestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa on kerrottu
kieltäytymisen syy. Tarkastusoikeuden eväämisen veroisena pidetään
sitä, että asiakas/potilas ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön
esittämisestä saanut tietoja tai kirjallista vastausta. Asiakas/potilas
voi saattaa kielteisen päätöksen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Mikäli
rekisterinpitäjä epää tarkastusoikeuden, asiasta tulee
rekisterinpitäjän antaa henkilötietolain 28 §:n mukaisesti kirjallinen
kieltäytymistodistus. Kieltäytymistodistuksessa on mainittava myös
kieltäytymisen syy. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä,
että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön
esittämisestä antanut kirjallista vastausta.
Rekisteröity
voi saattaa kieltäytymisen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot: Postiosoite: PL 800, 00521
Helsinki
Puh. 029 56 66700
Fax. 029 56 66735
Asiakirjojen tietojen korjaus
Asiakirjoihin
tallennettujen tietojen käyttötarkoitus on asiakkaan/potilaan
tutkimuksen ja palvelun/hoidon järjestäminen. Asianmukaisesti laaditut
asiakirjat ovat tärkeitä palvelu-/hoitotilanteissa, asiakkaan/potilaan
tiedonsaantioikeuden ja asiakkaan/potilaan sekä henkilökunnan
oikeusturvan toteuttamisessa. Asiakirjamerkintöjä tekevät ovat
velvollisia huolehtimaan, että merkinnät ovat virheettömiä ja
palvelun/hoidon kannalta välttämättömiä.
Tietojen korjaus
Sosiaali-
ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia oma-aloitteisesti
korjaamaan, poistamaan, täydentämään tai oikaisemaan asiakirjoissa
olevat virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.
Asiakkaalla/potilaalla
on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen
asiakirjoihin tallennetun tiedon korjaamista, poistamista tai
täydentämistä. Huoltaja voi esittää korjausvaatimuksen lapsen puolesta.
Asiakkaan/potilaan
vaatiessa asiakirjamerkintöjen korjaamista on sosiaali- ja
terveydenhuollon toimintayksikössä arvioitava, ovatko tiedot
palvelun/hoidon kannalta tarpeellisia, ja onko perusteita niiden
korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen. Sosiaali- ja
terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja palvelun/hoitoon liittyviä
johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka asiakas/potilas itse olisikin niistä
eri mieltä.
Asiakas/potilas täyttää kirjallisen
tietojen korjausvaatimuksen (lomake ladattavissa sivun oikeassa
reunassa), jossa yksilöidään vaaditaanko tarpeettomien tietojen
poistamista, oikaisemista vai täydentämistä asiakkaan/potilaan
näkemyksellä. Mikäli vaaditaan tiedon oikaisemista, poistamista tai
täydentämistä on sanantarkasti kuvattava korvaava, poistettava tai
täydennettävä teksti. Asiakkaan/potilaan on esitettävä perustelut
vaatimilleen muutoksille, poistoille tai korjauksille.
Korjauksen toteutus
Palvelun/hoidon
kannalta tarpeeton tai virheellinen tieto poistetaan asiakirjoista ja
puutteelliset tiedot täydennetään. Sähköisessä tietojärjestelmässä
asiakirjamerkintöjen korjauksista tai poistoista syntyy taustatiedosto.
Taustatiedosto ei ole käytettävissä normaalissa tilanteessa, mutta
alkuperäinen teksti on etsittävissä käyttöön laillisessa
käyttötarkoituksessa kuten hoitovirheasiassa tai
sosiaali-/terveydenhuollon valvontaviranomaisen varten.
Ellei
asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, on
hänelle annettava asiasta kirjallinen vastaus. Vastauksessa on
esitettävä ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty.
Asiakas/potilas voi halutessaan saattaa asian tietosuojavaltuutetun
käsiteltäväksi.
Maksut
Tarkastusoikeus on yleensä
maksuton. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvausta,
mikäli edellisestä tarkastuskerrasta on kulunut vähemmän kuin yksi
vuosi. Korvauksen tulee vastata enintään tiedon antamisesta aiheutuvia
välittömiä kuluja.